مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد را می‌توان مجموعه‌ای از اقدامات و اطلاعات تلقی کرد که جهت افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به هدف‌ها به شیوهای اقتصادی توأم با کارایی و اثربخشی صورت می‌گیرد. مدیریت عملکرد اصطلاح عامی برای آن دسته از فعالیت‌های سازمانی است که با مدیریت امور و مسئولیت‌های شغلی و رفتاری کارکنان سرو کار دارد.

مدیریت عملکرد چیست و چه نقشی در بهبود عملکرد یک سازمان دارد؟

مدیریت عملکرد فرآیند ایجاد محیط کاری یا شرایطی است که افراد در آن بتوانند توانایی‌ها و استعدادهای خود را شکوفا کنند. در ادامه این مقاله مفهوم مدیریت عملکرد را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

مدیریت عملکرد (Performance management) یا به اختصار PM فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر میان مدیران و کارمندان است که به منظور دستیابی به اهداف راهبردی یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف اصلی مدیریت عملکرد، اطمینان حاصل کردن از این است که آیا کارکنان در طول یک سال به طور موثر و کارآمد عمل کرده‌اند یا خیر.

«اتوماسیون» در حال حاضر نقش مهمی را در مدیریت عملکرد یک سازمان ایفا می‌کند؛ زیرا به وسیله آن می‌توان بسیاری از فرآیندها را ساده‌تر کرد تا عملکرد کارکنان سازمان به صورت راهبردی و دقیق مدیریت شود.

آنچه در این مقاله می‌خوانید:

مدیریت عملکرد چیست؟

مدیریت عملکرد (PM) فرآیندی برای اطمینان حاصل کردن از این است که مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و خروجی‌ها، اهداف سازمان را به شکلی مؤثر و کارآمد تحقق می‌بخشند. مدیریت عملکرد می‌تواند بر عملکرد یک سازمان، یک بخش، یک کارمند و یا فرآیندهای موجود برای مدیریت وظایف خاص متمرکز شود.

استانداردهای مدیریت عملکرد به طور کلی توسط رهبر ارشد در یک سازمان و توسط صاحبان وظایف، سازماندهی و اجرا می‌شوند و این استانداردها شامل تعیین وظایف یک شغل، ارائه بازخورد به موقع، مقایسه عملکرد و رفتارهای واقعی کارکنان با عملکرد و رفتارهای مطلوب، تعیین پاداش و غیره هستند. دستورالعمل‌های PM به طور واضح می‌تواند فعالیت‌ها و نتایج حاصل از ارزیابی کارکنان و تیم‌ها را مشخص کند.

اصول مدیریت عملکرد اغلب در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد و همچنین می‌تواند در هر جایی که افراد در یک محیط برای دستیابی به نتایج مطلوب با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند نیز استفاده شود. مدارس، جلسات اجتماعی، تیم‌های ورزشی، محیط‌های بهداشتی، سازمان‌های دولتی، رویدادهای اجتماعی و حتی محیط‌های سیاسی نیز مشمول استفاده از اصول PM هستند. مدیران یک سازمان و یا یک شرکت از PM در جهت تراز کردن اهداف شرکت با اهداف تیم‌ها و کارمندان برای افزایش میزان کارایی، بهره‌وری و سودآوری استفاده می‌کنند.

مزایای استفاده از مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد کارمندان و هماهنگی اهداف آن‌ها می‌تواند تحقق مؤثر اهداف راهبردی و عملیاتی را تسهیل کند. برای مدیریت عملکرد کارکنان، استفاده از نرم‌افزار یکپارچه به جای استفاده از سیستم ضبط مبتنی بر صفحه گسترده (Spreadsheet) ممکن است بازده قابل توجهی از سرمایه گذاری را از طریق طیف وسیعی از مزایای فروش مستقیم و غیرمستقیم، مزایای بهره‌وری عملیاتی و یا شکوفایی استعدادهای نهفته کارمندان فراهم کند.

برخی از مزایای استفاده از PM عبارتند از:

کسب سود مستقیم مالی

• رشد و افزایش فروش
• کاهش هزینه‌های سازمان
• همسویی سازمان با اهداف مدیریتی
• کاهش مدت زمان لازم برای ایجاد تغییرات راهبردی یا عملیاتی به وسیله اعمال تغییرات از طریق مجموعه جدیدی از اهداف

نیروی کار با انگیزه

• قرار دادن برنامه‌های تشویقی به منظور دستیابی به اهداف سازمان
• بهبود تعامل کارمندان با یکدیگر؛ زیرا نحوه تعامل کارکنان، تاثیری مستقیم بر کیفیت عملکرد یک سازمان دارد
• ایجاد برنامه‌های توسعه حرفه‌ای که به طور مستقیم با دستیابی به اهداف کسب و کار همسو می‌شوند

بهبود کنترل مدیریت

• تسهیل برنامه‌های راهبردی سازمان در جهت دستیابی به اهداف
• نظارت بهتر و موثرتر بر عملکرد کارکنان
• ارائه برنامه‌ها و طرح‌های راهبردی برای پیشبرد اهداف سازمان

چرخه مدیریت عملکرد

فرآیند مدیریت عملکرد مجموعه‌ای از پنج مرحله اساسی است. در نظر داشتن این مراحل صرف نظر از اینکه چند مرتبه در سال و یا ماه ممکن است عملکرد کارمندان خود را بررسی کنید، بسیار حائز اهمیت است. مراحل چرخه PM عبارتند از:

برنامه ریزی

این مرحله مستلزم تعیین اهدافی مشخص برای کارمندان و توضیح صریح و روشن این اهداف برای آنان است. در حالی که این اهداف باید در توضیحات شغلی برای جذب نیروهای کار مشخص شوند، اما زمانی که نیروهای جدید استخدام شدند نیز اهداف سازمان باید یک بار دیگر به آن‌ها ابلاغ شود. برنامه‌ریزی موثر برای دستیابی به اهداف سازمان یکی از مهم‌ترین مراحل اعمال PM است.

نظارت

در این مرحله مدیران باید بر نحوه عملکرد کارمندان برای دستیابی به اهداف سازمان نظارت کنند و در این جا است که PM به مرحله اجرا در می‌آید. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت صحیح عملکرد، می‌توانید عملکرد تیم خود را در زمان واقعی ردیابی کنید و هر زمان که لازم باشد نیز نحوه عملکرد آنان را تصحیح کنید.

توسعه

این مرحله شامل استفاده از داده‌های به دست آمده در مرحله نظارت برای بهبود عملکرد کارمندان است. مرحله توسعه به ارائه دوره‌های آموزش و نوآوری و ارائه تکالیفی نیاز دارد که به کارکنان کمک می‌کنند تا دانش و عملکرد خود را در رابطه با شغل و وظیفه‌شان بهبود بخشند و یا مسیر پیشرفت آنان را برای بهبود عملکرد یا حفظ تعالی تغییر دهند.

رتبه بندی

عملکرد هر کارمند باید به صورت دوره‌ای و سپس در زمان ارزیابی عملکرد، رتبه‌بندی شود. رتبه‌بندی برای شناسایی وضعیت عملکرد کارکنان و اعمال تغییرات در نحوه کار آنان بسیار ضروری است. مدیران می‌توانند از این رتبه‌بندی‌ها در جهت ثبت بازخورد و بهبود عملکرد کارکنان خود استفاده کنند.

پاداش دهی

اعطای پاداش به کارکنانی که عملکرد خوب و موثری در سازمان دارند نیز یکی از بخش‌های ضروری و حائز اهمیت در PM است. شما می‌توانید این کار را با یک تشکر ساده، اعطای وام و پاداش و در برخی مواقع نیز با ترفیع رتبه کارمندان خود انجام دهید. پاداش‌دهی می‌تواند موجب بهبود روحیه و همچنین افزایش انگیزه و تعهد کاری کارمندان شود.

نحوه بهبود فرآیند مدیریت عملکرد

برای بهبود روند مدیریت عملکرد سازمان خود باید بتوانید به سوالات زیر پاسخ دهید.

نیروی کار شما از مدیریت عملکرد چه می خواهد؟

یک برنامه مدیریت عملکرد می‌تواند به نیروی کار شما کمک کند و یا مانع از پیشرفت آن شود. با این حال، پیش از ایجاد تغییرات عملی در فرآیندها و ابزارهای فعلی خود، باید دریابید که مشکل اصلی سازمان شما از کدام بخش سرچشمه می‌گیرد. شما همچنین باید ارزیابی کنید که کارمندانتان از یک برنامه مدیریت عملکرد چه می‌خواهند و خواسته آنان دقیقا چیست. در طی این ارزیابی، هیچ چیز مهم‌تر از صحبت کردن و تعامل با کارکنان نیست. کارمندان شما احتمالا نظرها و پیشنهادات سازنده‌ای دارند که اشتراک‌گذاری آن‌ها می‌تواند عملکرد سازمان را بهبود بخشد.

آیا شما مدیریت عملکرد مداوم و موثری را ارائه می دهید؟

کارفرمایان می‌خواهند که کارمندان آن‌ها همیشه راضی و خوشحال باشند. اما شادی لزوما آن چیزی نیست که کارمندان از کارفرمایان خود بخواهند. آنان برای کار، انگیزه می‌خواهند و دوست دارند اهمیت کار و زحمت آنان در سازمان درک و دیده شود. تجربه مدیریت موثر عملکرد باید بر روی القای حس ارزشمندی به کارکنان متمرکز شود و انگیزه کاری آنان را افزایش دهد.

مدیریت عملکرد برای ایجاد انگیزه در کارکنان باید شامل گفتگوهای مکرر و مداومی میان کارمندان و مدیران باشد تا اهداف، پیشرفت و انگیزه‌های آنان به صورت شخصی مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند. محتوای این مکالمات دقیقا به اندازه استمرار آن‌ها اهمیت دارد. مدیران باید در مورد موفقیت‌های شغلی خود، نحوه دستیابی به اهداف و همسو ساختن کار خود با اولویت‌های اصلی سازمان با کارمندان خود گفتگو کنند.

آیا مدیران شما ابزارهایی برای مدیریت موثر فرآیند مدیریت عملکرد خود در اختیار دارند؟

مدیران نقش مهمی را در موفقیت برنامه مدیریت عملکرد یک سازمان ایفا می‌کنند. آن‌ها در ایجاد انگیزه، تعامل و پیشرفت کارکنان نقش حائز اهمیتی دارند. بنابراین سعی کنید برای ملاقات و تعامل با مدیران خود وقت بگذارید و به آن‌ها شیوه‌های اثربخش مدیریت استعدادها، نحوه ارتباط با کارکنان و تعیین اهداف ارتقایی برای پیشرفت سازمان را آموزش دهید.

در نهایت نیز در دست داشتن فناوری‌های مناسب در جهت پشتیبانی از مدیریت مداوم عملکرد، بسیار ضروری است. شما برای کمک به مدیران خود و دستیابی به اهدافتان به فناوری HR که همان فناوری منابع انسانی (Human Resource) است نیاز دارید. منابع انسانی نیز به افرادی اشاره دارد که نیروی کار یک سازمان، صنعت، بخش تجاری یا اقتصاد را تشکیل می‌دهند.

به خاطر داشته باشید که مدیریت عملکرد تنها مربوط به مدیریت منابع انسانی نیست. این امر دغدغه تمام سطوح رهبری در یک سازمان است. واحد منابع انسانی یک سازمان، مدیریت منابع انسانی را بر عهده دارد که بر جنبه‌های مختلف اشتغال‌زایی از قبیل رعایت قانون کار و معیارهای اشتغال، محاسبه حقوق و مزایای کارمندان، سازماندهی پرونده‌های کارمندان و بر بعضی از جنبه‌های استخدام و اخراج کارکنان نظارت می‌کند.

ما در این مقاله مدیریت عملکرد (PM) در یک سازمان را به طور کامل مورد بررسی قرار دادیم. همانطور که خواندید PM فرآیند بازخورد و ارتباط مستمر میان مدیران و کارمندان است که به منظور دستیابی به اهداف راهبردی یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف اصلی مدیریت عملکرد، اطمینان حاصل کردن از این است که آیا کارکنان در طول یک سال به طور موثر و کارآمد عمل کرده‌اند یا خیر. با استفاده از برنامه‌های مدیریت عملکرد می‌توانید میزان بازدهی و بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهید.

سیستم ارزیابی عملکرد چیست و در دیدگاه سنتی و مدرن چه تفاوتی با هم دارد؟

سیستم ارزیابی عملکرد باید دید توسعه آینده را ایجاد کند نه تنها بهبود گذشته و مهمتر از آن توسعه مسیر آینده موثر است. به سبب اهمیت ارزیابی عملکرد در نحوه مشاوره کسب و کار و حتی توسعه شخصی لازم است که تفاوت آن با دیدگاه سنتی دارای عمق کارشناسی باشد. در این مقاله اهمیت ارزیابی عملکرد ، تاریخچه آن و همچنین تفاوت دیدگاه سنتی و نوین در ارزیابی عملکرد بررسی خواهد شد.

سیستم ارزیابی عملکرد

هر سازمان برای اطلاع از میزان مرغوبیت فعالیت های خود نیاز به سیستم ارزیابی عملکرد دارد. عدم وجود سیستم بازخورد در سازمان امکان انجام اصلاحات جهت توسعه و بهبود فعالیت های سازمان را غیرممکن می سازد و این پدیده منجر به مرگ سازمان می شود.

سازمان ها در گذشته تنها از شاخص_های مالی به عنوان ابزار ارزیابی عملکرد استفاده می کردند. کاپلان و نورتن در اوایل دهه 1980 پس از بررسی سیستم های حسابداری مدیریت، بسیاری از ناکارآیی های این اطلاعات را برای ارزیابی عملکرد سازمان مشخص نمودند که این ناکارآیی ها به دلیل افزایش پیچیدگی سازمان ها، محیط پویا و رقابت بازار بود.

استفاده از تنها شاخص های مالی در سیستم ارزیابی عملکرد موجب بروز مشکلاتی برای سازمان می شود که برخی از انها در زیر شرح داد می شود:

مدیریت عملکرد چیست؟
• از انجا که شاخص های مالی با استراتژی های سازمان د رارتباط نیستند ممکن است با اهداف راهبردی سازمان در تضاد باشند و موجب ایجاد مشکلاتی در تدوین و اجرای استراتژی شوند. به عنوان مثال توجه زیاد به “نرخ برگشت سرمایه” می­تواند به بهبودهای کوتاه مدت منجر شود.
• معیارهای سنتی مالی مانند “کارآیی هزینه “ممکن است مدیران را برای رسیدن به نتایج کوتاه مدت تحت فشار قرار دهد و آنها را از تمرکز بر استراتژی ها دور سازد.
• شاخص های مالی تنها بر فرایند کنترل بخشی به جای کل سیستم تاکید دارند.
• شاخص های مالی نمی توانند هزینه های کیفی را به صورت دقیق محاسبه کنند و تنها تولید بیشتر را تشویق می کنند.

نواقص و کمبودهای سیستم های سنتی ارزیابی عملکردبه انقلابی در مدیریت عملکرد منجر شد به صورتی که محققان و کاربران و مدیر SME در شرکت‌های متوسط و کوچک به سمت ایجاد سیستم های نوین ارزیابی عملکرد حرکت کردند تا اهداف و محیط فعلی را مورد توجه قرار دهند.

ضرورت و اهمیت ارزیابی عملکرد

بهبود مستمر عملکرد سازمان ها، نیروی هم افزایی ایجاد می کند که می تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و فرصت های تعالی سازمانی شود. بدون بررسی و آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالش های پیش روی سازمان و دریافت بازخور واطلاع از میزان استراتژی های اجرا شده و تحقق یافته و شناسایی عواملی که به بهبود نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد امکان پذیر نمی باشد. لازمه تمامی موارد مذکور اندازه گیری و ارزیابی عملکرد است.

لرد کلوین فیزیکدان انگلیسی درمورد ضرورت اندازه گیری می گوید” هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می کنیم را اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می دانیم. در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید.”

علم مدیریت نیز این موضوع را تایید می کند. هرچه را نتوانیم اندازه بگیریم نمی توانیم کنترل کنیم و هرچه را نتوانیم کنترل کنیم مدیریت ان غیر ممکن می شود.

پایه اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمان عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه گیری است و از این رو سازمان بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نیست.

هر برنامه بهبود عملکرد سازمان باید از اندازه گیری عملکرد و بعد ارزیابی عملکرد شروع شود مدیریت عملکرد چیست؟ که به این فرایند” چرخه عملکرد” گفته می شود.

چرخه عملکرد ارزیابی نجات

سیستم ارزیابی عملکرد چیست؟

فرایند کمی کردن کارآیی و اثربخشی عملیات را ارزیابی عملکرد می گویند. ارزیابی در سه بعد کارکنان، منابع و نهایتا در قالب سازمان تعریف می گردد.

ارزیابی عملکرد د ربعد سازمانی معمولا مترادف با اثربخشی فعالیت هاست. منظور از اثربخشی میزان دستیابی به اهداف و برنامه ها با ویژگی کارا بودن فعالیت ها و عملیات است

مدیریت عملکرد چیست ؟ (راه کار عملی پیاده سازی مدیریت عملکرد)

مدیریت عملکرد در سازمان­ ها با رویکردهای متفاوتی اجرا می شوند، برخی از آنها اقدام به اجرای روش­ های پیچیده­ ای از مدیریت عملکرد می ­نمایند که در این روش ­ها از بازخوردهای مستند استفاده می ­کنند. بعضی دیگر از فرم ­های ساده ­ای که در برخی از کتاب ها یافت می ­شود استفاده می ­کننند و برخی دیگر از روش های رایج استفاده نمی­ کنند.

مدیریت عملکرد به هر دو طرف یعنی هم به کارکنان و هم به سازمان کمک می ­کند. در صورتیکه مدیریت عملکرد اثر بخش باشد، می ­تواند نقش کلیدی را در ایجاد انگیزه، نگهداشت و توسعه کارکنان ایفا کند. مدیریت عملکرد به کارکنان کمک می ­کند تا دریابند عملکردشان چگونه بوده است و در ساختار سازمانی چه جایگاهی را کسب خواهند کرد. همچنین مدیریت عملکرد می­ تواند به مدیران کمک کند تا اطلاعات دقیق ­تری از عملکرد کارکنان خود بدست آورند و از این طریق بتوانند ارتباط بهتری را با آنان برقرار کنند. از سوی دیگر کمک می ­کند تا بتوانند مهارت­ های مربیگری خود را توسعه دهند.

در صورتیکه مدیریت عملکرد اثر بخش باشد می­ تواند اثر چشمگیری بر عملکرد سازمان داشته باشد تا سازمان بتواند به اهداف خود دست یابد. مدیریت عملکرد چارچوبی ساختارمند ارائه می­ دهد، به گونه­ ای که امکان سنجش نتایج و بازخورد را فراهم می ­کند. در چارچوب ساختارمندی که مدیریت عملکرد ارائه می­ دهد سابقه­ ای برای هر فرد ایجاد می‌شود و امکان توسعه فردی فراهم می­ گردد. از سوی دیگر سوابقی برای هر فرد ایجاد می مدیریت عملکرد چیست؟ کند تا در آینده در دسترس سایر سرپرستان قرار گیرد، این امر موجب می­ شود آنان بتوانند تصمیم گیری های منطقی را نسبت به هر فرد اتخاذ نمایند.

مهم نیست که اندازه سازمان چه میزان است و یا فرهنگ سازمان چگونه است، مهم آن است که به مدیریت عملکرد توجه شود. باید در نظر داشت که برای همه سازمان­ ها نمی­ توان یک رویکرد و یک روش مدیریت عملکرد را در نظر گرفت، بلکه می­ بایستی مناسب­ ترین ساختار را برای هر سازمان برگزید. در این مقاله در خصوص ابعاد گوناگونی که در توسعه و اجرای مدیریت عملکرد دخیل هستند صحبت خواهیم کرد تا شما بتوانید با انتخاب بهترین روش، بهترین نتیجه را بدست آورید.

اهداف مدیریت عملکرد کارکنان

1. ارتقای مهارت و توانمندی های کارکنان
2. تشخیص نقاط قوت و قابل بهبود کارکنان
3. انطباق عملکرد کارکنان با استراتژی ها و برنامه های راهبردی و عملیاتی سازمان
4. برنامه ریزی بهبود مستمر برنامه ها و توسعه سرمایه های انسانی
5. فراهم آوردن ساز و کار عادلانه ای جهت تخصیص امتیازات و تخصیص پاداش عملکرد
6. فراهم آوردن زمینه رشد، بالندگی، جانشین پروری، گردش صحیح شغلی و از همه مهمتر آموزش مادام العمر برای کارکنان

مدیریت عملکرد کارکنان چیست؟

مدیریت عملکرد، یک رویکرد نظام مندی است که عملکرد هر فرد در برابر اهداف سازمان پایش می­ شود تا از طریق آن موقعیت­ های توسعه شناسایی گردد. مدیریت عملکرد را می ­توان به صورت متناوب، قانونمند و مستمر و بیش از یکبار در سال اجرا نمود. مدیریت عملکرد مناسب باید به صورت مستمر انجام شود.

مدیریت عملکرد را باید از کجا برای سازمان شروع کرد؟

انتظارات خود را تدوین کنید. باید در نظر داشت که سنجش عملکرد بدون تدوین اهداف و انتظارات امکان پذیر نیست. به عنوان مثال یک تیم ورزشی را در نظر بگیرید. اهداف و انتظارات کاملاً شفاف و روشن است و هدف دستیابی به پیروزی است. هر یک از اعضای تیم در تلاش هستند که امتیاز آور باشند و یا مکمل یک بازیکن خاص باشند، سرعت خود را افزایش دهند و تیم را در شرایط مناسبی قرار دهند تا امتیاز مطلوبی را بدست آورند. در این وضعیت پایش عملکرد افراد تیم، به صورت روزانه انجام می ­گیرد و پیشرفت آنان قابل سنجش است. در صورتیکه اهداف و انتظارات بالاتر از سطح توانایی اعضای تیم تدوین شود، بی ­تردید اعضای تیم برای رسیدن به آن اهداف می بایستی عملکرد خود مدیریت عملکرد چیست؟ را ارتقاء دهند و تلاش کنند تا بازی ، استقامت، سرعت و قدرت آنها بهبود یابد.

رصد کردن عملکرد، با یک رویکرد مشابه مربوط به کارکنان مربوط نمی­ شود. بلکه باید اهداف کلی سازمان تدوین شود، به نحوی که اهداف کوچک­تر و مشخص ­تر نیز در آن لحاظ گردد مانند: اهداف سود سازمان، ارائه خدمات پس از فروش به مشتریان و یا ارائه محصولات با بهترین کیفیت. اگر سازمان اهداف خود را تدوین کند، می ­تواند برای هر هدف خاص تیم سازی نماید، تا از این طریق به بهترین نتیجه دست یابد.

اهداف فردی برای هر کارمند به دو دسته تقسیم می­ شود. یک دسته نتایج خاص و دسته دیگر شامل گرایش­ها و رفتارها می­ باشد که از طریق آنها به نتایج مشخص شده دست می ­یابد. برای روشن شدن مطلب به مثال زیر توجه کنید: در نظر بگیرید که سازمان در نظر دارد به فروش سالانه سی میلیارد تومان دست یابد. بدین منظور ­باید یک سلسله فعالیت و اقداماتی را انجام دهد تا به هدف تدوین شده دست یابد. از جمله این اقدامات، استخدام مدیر فروش، برنامه ریزی، پیش بینی و توسعه مشتریان است. برای آن که بتوان دریافت قسمت فروش توانسته است به اهداف نزدیک گردد، باید به صورت مستمر مورد پایش قرار گیرد. آنچه مورد ارزیابی قرار می گیرد، مهارت­ها، گرایش­ها و رفتارهایی است که منجر به نزدیک شدن به اهداف می­ شوند.

تدوین برنامه­ های سازمان بر اساس سیاست و فرهنگ سازمان

در صورتیکه برای هر یک از کارکنان اهدافی را تعیین نموده اید باید تأکید کنید که این اهداف در برنامه شما مشخص شده ­اند. در صورتی که سازمان در حال گسترش و توسعه باشد می بایستی اطلاعاتی بر اساس طراحی توسعه­ای و فرآیندهای جدید دریافت شود. یک روش مدیریت عملکرد کارآمد آن است که ضمن آنکه منطبق بر فرهنگ سازمانی باشد، باید بتواند نیازهای سازمان شما را نیز برطرف نماید. همچنین مدیریت عملکرد، زمانی می­ تواند کار آمد باشد که قابلیت به روز شدن را به گونه ­ای داشته باشد تا در صورت تغییر رویکرد تجارت سازمان با حفظ اخلاق حرفه ای و تبدیل شدن به جزئی از اداره سازمان ارتقاء یابد.

چگونه می­توان با عملکرد غیر قابل قبول در چارچوب مدیریت عملکرد ارتباط برقرار کرد؟

زمانی که با عملکردی غیر قابل قبول مواجه می­ شوید به عنوان مثال: پروژه جاری سازمان با مشکل مواجه می­ شود و یا یکی از کارمندان در جلسه کارکنان رفتار نابهنجاری از خود نشان می­ دهد، بجای آنکه منتظر فرصت بهتری باشید و یا در ارزیابی سالانه اعلام نمایید، به سرعت واکنش نشان ­دهید. در صورتیکه شما نتوانید به درستی فرد خاطی را مورد مواخذه قرار دهید، او هرگز درک درستی از اشتباه خود نخواهد داشت و یا اینکه کار خود را با عملکردی ضعیف ادامه خواهد داد. شما به عنوان یک مدیر باید دیدی عمیق نسبت به مشکلات پیش آمده داشته باشید. در صورت بروز مشکل از سوی یکی از کارکنان وی را به دفتر خود فرا نخوانید و او را با چنین جملاتی «چرا چنین خطایی رخ داد» و «دیگر نمی­ خواهید این اشتباه تکرار شود» مورد خطاب قرار ندهید. بلکه برنامه ای دو طرفه داشته باشید به گونه­ای که هر دو طرف درک درستی از اشتباه پیش آمده داشته باشند و هر دو به دنبال راهکاری برای حل مشکل باشند. در چنین مواقعی گام های زیر پیشنهاد می شود :

• ابتدا مشکل را مطرح کنید و از کارمند خود بخواهید توضیح دهد که چگونه این مشکل اتفاق افتاد،
• به پاسخ کارمند خود گوش دهید،
• از کارمند خود بخواهید پیشنهاد یک راه حل در خصوص مشکل پیش آمده بدهد و یا اینکه پیشنهادی در خصوص عدم تکرار آن ارائه نماید،
• با برنامه ارائه شده موافقت کنید، برنامه­ ای که ممکن است منابع مدیریت عملکرد چیست؟ بیشتری را شناسایی کند و یا اطلاعات بیشتری را ارائه نماید،
• به کارمند خود اطمینان دهید که از او حمایت می­ کنید و عملکرد وی می­ تواند بهبود یابد،
• برنامه پیشنهادی را از طریق ایمیل و یا حافظه خود مستند سازی کنید و به صورت مستمر رصد کنید. در نظر داشته باشید که این مستند سازی نباید جنبه رسمی به خود بگیرد؛ بلکه فقط باید همسو با انتظارات شما باشد.

در صورتیکه بهبودی در عملکرد رخ نداد، نیاز است تا از چارچوب نظام مندتری استفاده شود. کارفرمایان معمولاً از عبارت « فرآیند بهبود» استفاده می­ کنند. فرآیند بهبود به فرآیندی گفته می­ شود که هنگام وقوع مشکل و یا تخلف درگام­ های بهبود برداشته شوند. این نظریه به تصحیح مشکل عملکردی توجه دارد و نه آنکه فرد خاطی احضار شود و یک سابقه منفی و کتبی در پرونده وی درج گردد.

فرایند بهبود باید به کارمند درک درستی از بهبود ارائه دهد و به وی گوشزد نماید که فرآیند بهبودی که در حال انجام است دائمی نیست، مگر آنکه گام­های مشابه قبل برداشته نشود.

فرآیند بهبود به میزان مشکل و یا تخلف باز می­ گردد. در این مورد می­ توان از موارد مشابه گذشته نیز، استفاده کرد. همچنین باید به سابقه خدمت فرد در سازمان و حتی تاریخچه خطاهای وی نیز توجه کرد. این فرآیند برای کارکنان ساعتی و مدیران قابلیت اجرا ندارد. برای کارکنان ساعتی روند اصلاح بدین گونه است: اخطار شفاهی- اولین اخطار کتبی – آخرین اخطار کتبی – کاهش پرداخت حقوق و در نهایت اخراج فرد. در خصوص فرآیند بهبود مدیران بدین گونه عمل می­ شود که با آنان در خصوص عملکرد ضعیف صحبت می­ شود و این صحبت یا به صورت یک مدرک کتبی مستندسازی می ­شود و یا به صورت شفاهی در حافظه مدیران ارشد باقی می نماید. در صورت تکرار پی در پی و یا عدم تلاش در جهت اصلاح آن ممکن است همکاری با وی خاتمه پذیرد. در اینجا به چند نمونه خاتمه همکاری بدون نیاز به تشکیل جلسه برای فرآیند بهبود اشاره می ­کنیم: دزدی، تقلب، استفاده از داروهای غیر قانونی در محل کار و نهایتاً داشتن برخورد فیزیکی در محل کار.

مستند سازی از مهمترین گام های اصلاح عملکرد می ­باشد. در اخطار کتبی، علت رفتار و میزان آن خطا ذکر می گردد و در آینده نیز اگر به آن رجوع شود می­ توان به آن استناد نمود. اخطار کتبی باید هم توسط کارفرما و هم توسط کارمند امضا شود و یک نسخه به فرد داده شود و یک نسخه در پرونده پرسنلی وی بایگانی گردد.

مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد Performance management فرایندی است که تضمین می‌کند فعالیت‌های سازمان منجر به تحقق اهداف به شیوه‌ای کارا و اثربخش می‌گردد. رسیدن به اهداف سازمان در گروی توانایی نیروی انسانی در انجام امور محوله است. نیروی انسانی به عنوان یکی از مهمترین عوامل در پیشبرد اهداف و ارتقای بهره‌وری سازمان‌ها محسوب می‌شود. بنابراین بهبود عملکرد و بهسازی نیروی انسانی نیاز انکارناپذیری برای سازمان‌ها است و مدیریت عملکرد ابزاری برای دستیابی به این هدف است.

مدیریت عملکرد سازمانی رویکردی است که با توسعه مفهوم ارزیابی عملکرد سازمانی مطرح گردید. ارزیابی عملکرد همواره بار منفی با خود داشته زیرا به عنوان ابزاری سنتی برای تنبیه و توبیخ کارکنان از آن استفاده می‌شده است. در سوی مقابل مدیریت عملکرد از طریق ایجاد همدلی بین کارکنان و همسویی بین اهداف کارکنان و اهداف سازمان می‌کوشد تا با هدایت کارکنان در دستیابی به اهداف سازمانی، بهره‌وری نیروی انسانی و بالطبع بهره‌وری سازمانی را افزایش دهد. هر چه مدیریت سازمان در نیل به اهداف مذکور موفقتر باشد، بهره‌وری نیز افزایش یافته در نتیجه موفقیت و استمرار سازمان تضمین خواهد شد.

این حوزه یکی از مباحث ویژه مدیریت منابع انسانی و مدیریت استراتژیک است و ابزار مناسبی برای ارتقای عملکرد کارکنان و سازمان به حساب می‌آید. در صورتی که این مقوله با ملزومات و پیش نیاز آن در سازمان طراحی و اجرا شود، می‌تواند بخشی از مسائل و مشکلات سازمان را شناسایی و در جهت حل آنها راهکارهای عملی ارائه کند. مدیریت عملکرد نگرش جامعی به عملکرد افراد و سازمان دارد و با سازوکارهایی مشخص بین عملکرد فردی و سازمانی هم‌افزایی ایجاد می‌کند.

ضرورت و اهمیت مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد رویکردی استراتژیک است که از طریق بهبود عملکرد شغلی در نهایت به بهبود عملکرد سازمانی منجر می‌شود. این رویکرد شامل فنون و گام‌های نظام‌مندی است که در نهایت عملکرد مالی و غیرمالی سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد. هیچ سازمانی را بدون وجود شیوه‌های مدیریتی برای بهبود عملکرد نمی‌توان تصور کرد.

بهبود مستمر عملکرد سازمان‌ها، نیروی عظیم هم‌افزایی ایجاد می‌کند که این نیروها می‌تواند پشتیبان برنامه رشد، توسعه و ایجاد فرصت‌های تعالی سازمانی شود. دولت‌ها و سازمان‌ها و مؤسسات همواره در جهت نیل به این هدف می‌کوشند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان مدیریت عملکرد چیست؟ پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالشهای پیش روی سازمان و کسب بازخور و اطلاع از میزان اجرای سیاست‌های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. دستیابی به این اهداف بدون اندازه‌گیری و ارزیابی امکان‌پذیر نیست.

علم مدیریت نیز مبین مطالب مذکور است. هرچه مدیریت عملکرد چیست؟ را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم نمی‌توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکان‌پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی‌باشد.

تعریف و مفهوم مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد مدیریت عملکرد چیست؟ راهی برای تسهیل برقراری ارتباط و ایجاد تفاهم بین کارکنان و سرپرستان است و به پیدایش محیط مطلوب تر کاری و تعهد بیشتر نسبت به کیفیت خدمات منجر می‌شود. مدیریت عملکرد فرایندی است که هم ارزشیابی عملکرد و هم نظام‌های انضباطی و خط‌مشی‌ سازمان در رسیدگی به شکایات را بعنوان ابزار مدیریتی خود در بر می‌گیرد. فنون و ابزار این مدیریت برای بالا بردن بهره‌وری کارکنان و کسب مزیت رقابتی سازمان بکار می‌رود.

مدیریت عملکرد را می‌توان مجموعه‌ای از اقدامات و اطلاعات تلقی کرد که جهت افزایش سطح استفاده بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به هدف‌ها به شیوهای اقتصادی توأم با کارایی و اثربخشی صورت می‌گیرد. مدیریت عملکرد اصطلاح عامی برای آن دسته از فعالیت‌های سازمانی است که با مدیریت امور و مسئولیت‌های شغلی و رفتاری کارکنان سرو کار دارد.

با توجه به تعاریف فوق می‌توان مدیریت عملکرد را رویکردی دانست که با استفاده از ارتباطات دوجانبه بین سرپرستان و کارکنان، باعث تفهیم خواسته‌ها و انتظارات سازمان از کارکنان از یکسو و انتقال خواسته‌ها و تقاضاهای کارکنان به سرپرستان و مدیریت سازمان از سوی دیگر، محیطی را جهت استفاده بهینه از کلیه امکانات و منابع در جهت تحقق اهداف سازمان پدید می‌آورد. این هنر و مهارت باعث می‌شود تا سرپرستان به آسانی عملکرد ضعیف کارکنان را تشخیص و در جهت بهبود آن اقدام نمایند. از سوی دیگر مدیریت عملکرد چیست؟ با دادن پاداش‌های مناسب به عملکرد مطلوب کارکنان، عملکردهای مطلوب را ترغیب و تکرار پذیری آنها افزایش می‌یابد.

فرایند مدیریت عملکـرد

فرآیند مدیریت عملکرد یک فرآیند چرخه‌ای است که با برنامه‌ریزی عملکرد آغاز می‌شود. خود برنامه‌ریزی عملکرد نیز شامل دو بخش می‌باشد که عبارتند از :

الف) تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های کارکنان و معیارها و انتظارات عملکرد که خود می‌تواند کارکنان را از نحوه مشارکت آنها در راهبرد سازمان آگاه نماید. دراین بخش کارکنان با اهداف کلان سازمان و راهبردهای دستیابی به آنها به طور کامل آشنا می‌گردند و از خواستها و انتظارات سازمان آگاهی مییابند.

ب) تهیه و تدوین اهداف مشخص برای کارکنان که این کار نیز بر مبنای وظایف، نقشها و مسئولیت‌های خود کارکنان انجام می‌شود.

هر دو بخش فوق الذکر درچهار مرحله برنامه‌ریزی و اجرا می‌شوند:

۱- تعریف نقش‌ها، مسئولیت‌ها و تعیین اهداف از سوی سرپرستان و با استفاده از داده‌های دریافتی از کارکنان به طور مشارکتی انجام می‌شود.
۲- سرپرست به اتفاق کارمند و به طور مشترک نسبت به تدوین راهبردهای لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده اقدام می‌نمایند.
۳- سرپرست به اتفاق کارمند درمورد روشی که برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت کارمند مورد استفاده قرار خواهد گرفت، تصمیم‌گیری می‌نمایند.
۴- سرپرست با انجام ارزیابی‌های لازم بر پیشرفت عملکرد کارمند نظارت نموده و بازخورد اصلاحی لازم را به او ارائه می‌نماید و به هدایت وی می‌پردازد. گاهی نیز سرپرست در انتظارات خود تجدید نظر نموده و آنها را تعدیل می‌نماید.

نتیجه‌گیری

هدایت رکن اساسی مدیریت عملکرد است. در خلال جلسات هدایت، سرپرستان به ارائه راهکارهای لازم و هدایت کارکنان در مسیر توافق شده اقدام می‌نمایند تا کارکنان به اهداف از پیش تعیین شده دست یابند. فرآیند مذکور باعث می‌شود تا عملکرد مطلوب کارکنان مدیریت عملکرد چیست؟ تشویق و در نتیجه تکرا پذیری آن بیشتر گردد و از طرفی عملکرد نامطلوب نیز شناسایی و با ارائه راهکار مناسب توسط سرپرست، کارمندان به اصلاح عملکرد خود اقدام نمایند.

همانگونه که ملاحظه می‌شود نتیجه فرایند فوق بهبودعملکرد کارکنان است که در نهایت باعث افزایش بهره‌وری نیروی انسانی خواهد شد. بهره‌وری نیروی انسانی از دو طریق یکی حذف یا کاهش عملکرد نامطلوب کارکنان و دیگری حفظ یا افزایش عملکرد مطلوب و تشویق درتکرار پذیری آن. مدیران و کارکنان در سازمان‌های کارامد، به طور طبیعی مدیریت عملکرد درست را در تمام زندگی خود انجام می‌دهند و تمام فرایندهای مهم تشکیل‌دهنده را به خوبی اجرا می‌کنند. در این سازمان‌ها، اهداف از پیش تعیین می‌شوند و کارها به صورت روتین و معمول، برنامه‌ریزی می‌شود.

پیشرفت به دست آمده در جهتِ دستیابی به اهداف، سنجیده می‌شود و کارکنان، بازخورد دریافت می‌کنند. در این سازمان‌ها استانداردهای بالایی تعیین می‌شود ولی در عین حال، مهارت‌های لازم برای رسیدن به آن استانداردها نیز پرورش داده می‌شود. برای قدردانی از رفتارها و پیامدهایی که منتهی به انجام وظایف و مأموریت‌ها می‌شوند، از پاداش‌های رسمی و غیررسمی استفاده می‌شود. در این سازمان‌ها، تمام ۵ فرایند تشکیل‌دهنده، با همکاری و پشتیبانی یکدیگر، منتهی به مدیریت عملکرد مؤثر و طبیعی می‌شوند.

فصل دوم و ادبیات پژوهش ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد

فصل دوم و ادبیات پژوهش در زمینه ارزیابی عملکرد و مدیریت عملکرد سازمانی توسط پایگاه پارس‌مدیر به نگارش درآمده است. این فصل دوم در پایان‌نامه‌ای با هدف ارزیابی عملکرد پایگاه پارس‌مدیر تهیه شده و به نگارش در آمده است. بنابراین مالکیت معنوی آن با پایگاه پارس مدیر است و بازنشر آن از نظر قانونی و اخلاقی صحیح نیست. مبانی نظری و ادبیات پژوهش ارزیابی عملکرد، مدیریت عملکرد و عملکرد شغلی را می‌توانید خریداری کنید.

تعریف کلی مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد چیست

سازمان ها برای حفظ بقای خود و پیشرفت در دنیای رقابتی، به بهبود مستمر عملکرد خود نیاز دارند. از سوی دیگر، نیروی انسانی را می‌توان یکی از مهم‌ترین عناصر منابع سازمانی دانست. در سال‌های اخیر، سازمان‌ها توجه بیشتری به کارکنان خود داشته و جستجوی روش های بهسازی محیط کار و تشویق کارکنان را در دستور کار خود قرار داده اند. این توجه، از آنجا ناشی می‌شود که “انسان ارزنده ترین سرمایه هوشمند” سازمان به شمار می‌رود. سازمان‌هایی که سرمایه هوشمند خود را از دست می دهند، شانس اندکی برای بقا دارند. بنابراین برای ارج نهادن به این مدیریت عملکرد چیست؟ سرمایه عظیم، به مدیریت عملکرد و به ویژه نظام ارزیابی عملکرد نیاز داریم. (مدیریت عملکرد چیست)

تعریف مدیریت عملکرد

امروزه نقش منابع انسانی با تغییرات زیادی مواجه شده است. منابع انسانی تلاش می کند تا مدیریت عملکرد کارکنان را بهبود بخشد و به آنها انگیزه دهد تا در فرآیندهای برنامه ریزی و تصمیم گیری سازمان مشارکت داشته باشند. در واقع تمام فعالیت های منابع انسانی در راستای توسعه عملکرد مدیران و انگیزش کارکنان پیش می رود.

فرآیند مدیریت عملکرد کارکنان با ورود یک کارمند به سازمان شروع و با ترک سازمان پایان می یابد. مدیریت عملکرد یک سیستم نظام مند است که براساس بهبود عملکرد افراد در چارچوب تیمی و فردی باعث بهبود کلی عملکرد سازمان می شود. همچنین ابزاری برای رسیدن به تعالی سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر، تعریف نقش ها در چارچوب شایستگی مورد نیاز و تدوین معیارهای دست یافتنی می باشد.

براساس تحقیقات آرمسترانگ Armstrong و بارون Baron، مدیریت عملکرد یک رویکرد استراتژیک و یکپارچه است که برای دستیابی به نتایج موفقیت آمیز در سازمان، عملکرد را بهبود و قابلیت های تیمی و فردی را توسعه می دهد.

تقریباً هر سازمانی، دارای نوعی سیستم مدیریت عملکرد بوده و انتظار می رود که اهداف مهمی را در زمینه مدیریت سرمایه های انسانی برآورده سازد. این اهداف عبارت اند از:

• برانگیختن افراد در جهت عملکرد مطلوب
• کمک به افراد در جهت گسترش مهارت هایشان
• ایجاد و تقویت فرهنگ سازمانی
• تعیین این که چه کسی مستحق ارتقاء است
• تصمیم گیری درباره افرادی که عملکردی ضعیف دارند
• کمک به اجرای استراتژی های کسب‌وکار

فرآیند مدیریت عملکرد

اصطلاح مدیریت عملکرد کارکنان در ابتدای ۱۹۸۰، زمانی که برنامه های مدیریت کیفیت جامع برای دستیابی به استانداردهای عالی و عملکرد کیفیت به اوج خود رسید، محبوب شد. ابزارهایی مانند طراحی شغل، توسعه رهبری، آموزش و سیستم های پاداش دهی در چارچوب جامع جدید در کنار فرآیند ارزیابی عملکرد سنتی توسعه یافت. مدیریت عملکرد، فرآیندی پیوسته است که بین سرپرستان و کارکنان در کل سال در جریان است. یک سیستم مدیریت عملکرد شامل بخش های زیر می شود: